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テクニカルライティングとは?読み手に伝わる文書を作る手順・原則を解説

テクニカルライティングとは?読み手に伝わる文書を作る手順・原則を解説

テクニカルライティングとは、どのような文章を指すのでしょうか。本記事では、テクニカルライティングとは何か、文書を作る手順や原則について解説します。ビジネスで欠かせない、テクニカルライティングの方法を知りたい方はぜひご参考ください。

テクニカルライティングとは?

テクニカルライティングとは、技術的な情報を特定の聴衆に対して明確かつ簡潔に伝えるための専門的な書き方です。このライティングスタイルは、製品のマニュアル、ヘルプファイル、科学技術記事、ビジネス文書など、多岐にわたる分野で用いられます。

テクニカルライティングの主な目的は、専門的な情報やプロセスを、読者が理解しやすい形で伝えることです。そのためには、主題に関する深い知識とともに、内容を論理的かつ整然と構成し、適切な語彙を選び、読者が求める情報に直接アクセスできる文書を作る必要があります。

また、視覚的要素(図表や図解)を使って情報を補完し、理解を促進するのも、テクニカルライティングにおいて重要な要素です。

ロジカルライティングとテクニカルライティングの違い

ロジカルライティングは、論理的な思考を基にして、明確で説得力のある文章を書く技術を指します。対して、テクニカルライティングは、とくに技術的な内容を分かりやすく伝えるのに焦点を当てた技術です。両者は共通する要素を持ちつつも、目的と適用範囲において明確な違いがあります。

ロジカルライティングは、事実やデータに基づいた論理的な構造を重視し、読者を納得させるのが目的です。ビジネス文書や学術論文で多く見られ、明確な論点とその論点を支える根拠が組織的に展開されます。

一方で、テクニカルライティングは、使用者が製品やサービスを適切に理解・使用できるのが主な目的です。このため、専門用語の明確な説明、手順の正確な記述、そして読者が必要とする情報を迅速に提供するのが求められます。技術文書、マニュアル、教育資料などがテクニカルライティングの一例です。

テクニカルライティングの必要性

テクニカルライティングの必要性は、技術が進歩し、製品やサービスが日々複雑化する現代社会において、ますます高まっています。

テクニカルライティングの必要性が高まっている一つ目の大きな理由は、製品の使用者がその機能を完全に理解し、最大限に活用できるようにするためです。わかりにくいマニュアルや説明書は、使用者の混乱を招き、製品の不適切な使用や事故につながる可能性があります。テクニカルライティングにより、これらのリスクを最小限に抑え、使用者の満足度を高められるでしょう。

また、法規制や業界基準への適合を確保できるのもテクニカルライティングの重要性です。多くの分野では、製品やサービスに関する情報を明確に文書化し、規定やガイドラインに沿って提供するのが法的に要求されています。適切なテクニカルライティングによって、企業はこれらの要件を満たし、法的な問題を避けられるのです。

テクニカルライティングを書く手順

テクニカルライティングは、情報を明確かつ効果的に伝えるための技術ですが、その手順について学びましょう。このプロセスを通じて、読者が求める情報を簡潔かつ正確に提供できる文書を作成できます。

文書の目的と読み手を理解する

テクニカルライティングにおいて最も重要な最初のステップは、文書の目的と読み手を明確に理解するステップです。文書の目的は、伝えたいメッセージや読者にどのような行動を取ってほしいかを定義します。

また、読み手の理解は、文書がどのように受け取られるかを大きく左右します。読み手が初心者なのか専門家なのかなどを理解すれば、適切な語彙や文体を選び、読み手が興味を持ち、理解しやすい内容を作成できます。

情報を収集する

情報収集は、テクニカルライティングプロセスの中核をなす部分です。この段階では、文書の目的と読み手のニーズに基づいて、必要な情報やデータを集めます。情報収集には、既存の文書やレポートのレビュー、専門家へのインタビュー、オンラインでのリサーチなど、多様な方法が考えられるでしょう。重要なのは、信頼性の高い情報源から正確な情報を得る点です。

情報を集める際には、情報が現在かつ関連性があるかを確認し、必要に応じて情報の出典を明記しましょう。また、情報を整理し、重要なポイントを抽出して、後のライティングプロセスでスムーズに利用できるように整理しておくのも重要です。

この段階で得た情報は、後に文章のロジックを組み立てる際の基盤となります。効率的かつ効果的な情報収集は、質の高いテクニカルドキュメントを作成する上で不可欠なプロセスです。

文章のロジックを組み立てる

情報収集が完了したら、次は文章のロジックを組み立てる段階に移ります。このプロセスは、収集した情報を整理し、論理的かつ効果的に伝えるための文書の骨組みを作成する作業です。ここでは、情報をどのように配置するか、どのように流れを作るかを決定します。

一般的には、序論で文書の目的と概要を提示し、中心部では詳細な情報や説明を行い、結論部で要点をまとめたり、次のステップへの行動を促したりする作業です。このとき、情報の優先順位をつけ、重要なポイントが強調されるように構成します。

また、読み手が理解しやすいように、段落や見出しを使って情報を分割し、図表やリストを用いて視覚的にもアクセスしやすい文書を作成しましょう。

文章のロジックを組み立てる際には、一貫性と明瞭さを保つのが重要です。読み手が文書を通してスムーズに情報を得られるように、明確なつながりと論理的な流れを確保する必要があります。

テクニカルライティングに必要な原則

テクニカルライティングで、情報を明確かつ効果的に伝えるために、どのような原則があるのでしょうか。以下で3つの原則について詳しく解説します。

ロジックツリーで情報を整理する

テクニカルライティングにおいて、情報を効果的に整理する手段としてロジックツリーが用いられます。ロジックツリーは、主題を複数のサブトピックに分割し、それらをさらに詳細な要素に分解する階層的な構造です。ロジカルツリーを用いると、複雑な情報を整理し、論理的な流れを持たせられます。

ロジックツリーを作成する際は、まず文書の主要な目的やメッセージを定めましょう。次に、目的を達成するための主要な要素やサブトピックを特定し、それらをさらに具体的なポイントに細分化します。

このプロセスを通じて、情報の階層構造が明確になり、読み手が必要な情報を簡単に追いかけられます。また、情報が網羅的に提供されているかの確認もしやすくなるでしょう。

一文一義

一文一義の原則は、情報を段階的かつ明確に伝えるための強力な手段であり、テクニカルライティングにおいて効果的なコミュニケーションを実現するための基本的な原則の一つです。この原則は、一つの文で一つのアイデアや概念のみを伝えるのを意味します。情報が複雑になりがちなテクニカルな内容を扱う際に、この方法はとくに有効です。

一文一義の原則を守ると、読み手は各文を通じて情報を順序立てて理解できます。文が短く、ポイントが明確であるため、読み手は重要な情報を見逃したり、誤解したりするリスクが減少するのです。

この原則を適用する際には、各文が独立して一つの完全な思考を表現するように意識します。また、関連する情報や詳細は同じ段落内の他の文で補完しましょう。

接続詞は最小限に

テクニカルライティングにおいて、接続詞を最小限に抑えると、情報を明確かつ簡潔に伝えられます。接続詞は、文や段落間の関係を示すために用いられますが、過度に使用されると文書が冗長になり、読み手の理解を妨げる恐れがあるのです。この原則は、文の構造を簡潔に保ち、読み手が情報を迅速かつ効率的に処理できるのを目指します。

接続詞を最小限に抑えるには、文の中で直接的な表現を用い、不必要な説明や補足を避けるのに効果的です。文のつながりや論理的な流れは、段落の構造や内容の配列によって自然に示される構成にしましょう。過剰な接続詞の使用は、文書の流れを中断させ、読み手に余計な認知負荷をかけるため、注意が必要です。

テクニカルライティングの資格

テクニカルライティングの世界では、そのスキルを証明し、さらに磨きをかけるための資格があります。

日本では、テクニカルコミュニケーション技術検定試験(TC技術検定)が提供されています。これは、文書作成に必要な日本語の表記、文法、用字・用語のスキルだけでなく、テクニカルライティングに関する理解度や到達度も問われる資格です。

とくに、テクニカルライティング技術の要点やテクニカルコミュニケーション技術の基礎などが試験範囲に含まれています。

試験は、3級から2級の使用情報制作ディレクション試験、さらに使用情報制作実務試験といった、それぞれのレベルに応じた内容が問われる形式です。また、1級の試験についても検討中とされています。

この資格は、漢字とひらがなの使い分け、算用数字と漢数字の使い分け、句読点や括弧などの記号の使い方といった基本的な文章作成技術を身に着けるのが可能です。リモートワークが普及する現代では、チャットなど文章を通したコミュニケーションが重要になっているため、多くの人にとって有益な資格といえるでしょう。

テクニカルライティングのスキルを身につけよう

テクニカルライティングは、専門的または技術的な内容を、明確かつ容易に表現するスキルを指します。テクニカルライティングは、科学、技術、ビジネス、医療などの専門分野で広く必要とされている重要なスキルです。

テクニカルライティングを書くときは、まず目的や読み手を理解する必要があります。また、情報収集、ロジックの組み立ても重要な手順です。一文一義や接続詞の使用を抑えるのは、テクニカルライティングの鉄則といえます。

テクニカルライティングは専門知識を他者と共有し、コミュニケーションを向上させ、プロフェッショナルなスキルを高めるのに役立つ強力なツールです。自身のライティングスキルを磨き情報伝達の効果を最大化しましょう。

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