会議室予約システムとは、会議室の予約・入退室管理など、会議室運営に関わるさまざまな管理業務を自動化し、業務の効率化を図るシステムです。 今回は「会議室予約システム」に焦点を当て、その概要や必要性、主な機能、導入メリット、選び方、おすすめのシステムなどをご紹介します。気になるポイントを一挙確認しましょう。

会議室予約システムとは？

会議室予約システムとは、会議室の予約・入退室管理など、会議室運営に関わるさまざまな管理業務を自動化し、業務の効率化を図るシステムです。

会議室予約システムの必要性

従来、会議室の予約は紙の予約表や電話などで行われていました。しかし、そこには以下のような課題がありました。

しかし、会議室予約システムを導入することで、上記の課題を解決できる可能性があります。

会議室予約システムの主な機能

ここでは、主な機能について5点解説します。

会議室予約

会議室の空き状況確認や予約、変更・キャンセル、検索、利用状況確認が可能です。

入退室管理

入退室の記録や制限、通知などが可能です。

リソース予約

会議室の設備予約（プロジェクターやマイクなど）や会議室以外の施設予約（駐車場や応接室など）が可能です。

利用状況統計

会議室の利用率や利用頻度、利用時間帯、利用人数などを確認できます。

その他の便利な機能

他にも、会議室の設備情報・レイアウトなどの確認や、外部ツールとの連携（カレンダーや勤怠システムなど）なども可能です。

会議室予約システムを導入するメリット

ここでは、メリットについて4点解説します。

会議室予約・管理業務の効率化

会議室予約システムを導入することで、自社の課題を解決し、会議室予約・管理業務を効率化できます。

会議室の利用効率向上

会議室予約システムを導入することで、会議室の利用状況を可視化できるため、会議室の利用効率を向上させられます。

会議運営の効率化

会議室予約システムは、会議運営の効率化にも役立ちます。会議の準備や運営にかかる時間を削減できるでしょう。

コスト削減

会議室予約システムを導入することで、会議室予約・管理業務にかかる人件費や、紙の予約表などの印刷費用を削減できます。また、会議室の利用効率を向上させることで、会議室の増設や移転などのコストの削減も期待できるでしょう。

会議室予約システムの選び方

ここでは、選び方について5点解説します。

機能性

会議室予約システムを選ぶ際には、まず必要な機能を明確にし、その機能が搭載されているかを確認する必要があります。

利用料金

会議室予約システムは、無料のものから月額数千円〜数万円のものまで、幅広い価格帯で提供されています。予算を決めておくことで、選択肢を絞りやすくなるでしょう。

利便性

会議室予約システムは、誰でも簡単に扱える必要があります。操作画面が分かりやすく、直感的に操作できるシステムを選びましょう。

セキュリティ対策

会議室予約システムには、会議の日程や参加者情報など、重要な情報が扱われます。セキュリティ対策がしっかりしたシステムを選びましょう。

サポート体制

何か困ったことが起きた際、迅速なサポートを受けられるシステムを選択しましょう。例えば、チャットや電話によるリアルタイムサポートの有無や充実したシステム導入・運用マニュアルの有無などを確認すると良いです。

会議室予約システムのおすすめ7選

予約ルームズ

（出典：予約ルームズ）

予約ルームズとは、会議室の予約と管理をデジタル化するクラウドタイプの会議室予約管理システムです。会議室や集中ブース、Web会議用スペースなど、オフィスのあらゆるスペースの効率的な予約管理を実現します。GoogleWorkspaceやMicrosoft365の会議室情報との連携が可能です。

おすすめポイント

料金

Biz Room

（出典：Biz Room）

Biz Roomとは、会議室前に設置したタブレット端末とMicrosoft 365を連携するクラウドタイプの会議室予約管理システムです。未使用の会議室予約を自動で取り消したり、早く終了した会議室を開放したりすることで無駄な予約を削減し、会議室の稼働率を大幅に向上させます。

おすすめポイント

料金

リザエン

（出典：リザエン）

リザエンとは、200業種以上の予約受付・顧客管理・決済をオールインワンで行える会議室予約システムです。セキュリティを重視する⾃治体や官公庁、グローバル企業などの要求基準を満たす厳格なシステム・サーバー管理体制や情報管理体制を備え、幅広い顧客やプロジェクトで利⽤されています。

おすすめポイント

料金

Airリザーブ

（出典：Airリザーブ）

Airリザーブとは、予約情報のすべてをクラウド上で一元管理できる会議室予約システムです。電話予約や来店時の予約、ネットからの予約をすべてAirリザーブ上で管理することで、予約状況をスタッフ全員が確認しやすくなります。

おすすめポイント

料金

Colorkrew Biz

（出典：Colorkrew Biz）

Colorkrew Bizとは、名もなき仕事を減らすビジネスコンシェルジュツールとして定評のある会議室予約システムです。例えば、フリーアドレスで人を探す時間や備品の管理、スケジュール調整、会議室予約、郵便物の送付など社内の煩雑な業務を効率化します。

おすすめポイント

料金

※総合プランの場合
※従業員数300人以下

Desk Mosaic

（出典：Desk Mosaic）

Desk Mosaicとは、フリーアドレスやハイブリッドワークに最適な会議室予約システムです。座席の予約管理や在席状況の可視化、稼働率の把握などに役立ちます。座席管理におけるさまざまな課題を解決でき、利用はスマートフォンやPCでWebの専用画面にログインするだけです。

おすすめポイント

料金

Nimway

（出典：Nimway）

Nimwayとは、ワークスペースの予約・管理からデータ分析までを可能にし、フリーアドレス導入・運用をサポートする会議室予約システムです。同僚を見つけたり、空きスペースを探して予約をしたりする時間を削減し、オフィス業務を便利にします。

おすすめポイント

料金

会議室予約システムを導入して会議室予約・管理業務を効率化しよう！

このページでは、「会議室予約システム」に焦点を当て、その概要や必要性、主な機能、導入メリット、選び方、おすすめのシステムなどについて解説しました。

会議室予約システムを導入することで、会議室予約・管理業務の効率化や会議室の利用効率向上、会議運営の効率化、コスト削減などのメリットを得られます。今後も働き方改革を推進する便利なツールとして注目されていくでしょう。この機会に、会議室予約システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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